L’importanza dell’analisi dei costi aziendali

L’importanza dell’analisi dei costi aziendali

Perché è importante controllare i costi aziendali ?

Solitamente la maggior parte delle PMI assume le decisioni strategiche aziendali basandosi solo sui dati contabili che provengono dal bilancio e che hanno natura prevalentemente contabile e fiscale.

Tuttavia questi dati non dicono nulla a proposito dei meccanismi di formazione dei costi. La contabilità generale indica solo quanto costano i fattori produttivi nel loro complesso, ma non spiega come si forma il costo complessivo del prodotto, nozione base per consentire all’imprenditore di assumere razionalmente le decisioni tipiche di chi gestisce un’azienda, quali ad esempio:

• Quali relazioni esistono tra volume di produzione, costi e risultato economico ?
• Qual è il punto di pareggio dell’azienda, cioè il volume delle vendite necessario per generare utili ?
• Qual è l’incremento delle vendite che bisogna superare per giustificare un investimento in macchinari ed impianti oppure in collaboratori o dipendenti strategici oppure in una campagna pubblicitaria ?
• Come determinare il prezzo di vendita del mio prodotto/servizio in modo da generare utili ?

Più in generale,

• Quali decisioni prendere in presenza di varie alternative gestionali ?

Ecco perchè nelle aziende più strutturate, ai sistemi di contabilità generale si affiancano sistemi di controllo dei costi tipici della contabilità analitica. L’imprenditore deve prendere decisioni, e per farlo ha bisogno di basi certe e dati precisi.

Molti imprenditori quando devono decidere il prezzo di vendita del loro prodotto/servizio e non conoscono le tecniche di controllo dei costi, solitamente fanno un’equazione come quella di seguito riportata:

Costo materie prime + costo personale + forfait spese generali = COSTO TOTALE + margine di utile (determinato sempre forfettariamente) = PREZZO DI VENDITA

Tuttavia, determinare in questo modo il prezzo di vendita ha un limite che è quello di non calcolare in modo razionale i costi fissi (ammortamenti, costi amministrativi e generali, locazioni, ecc) che incidono sulla formazione del costo totale del prodotto in modo “invisibile”.

Se non è chiaro quanto costa produrre un bene, non lo si venderà mai al prezzo giusto: i profitti saranno più bassi di quelli che potrebbero essere conseguiti oppure le vendite risentiranno di un prezzo troppo alto, compromettendo la competitività dell’azienda.

Ecco perché il controllo dei costi è una delle funzioni più importanti nell’ambito della gestione dell’impresa. Infatti, avere un sistema di controllo dei costi permette all’imprenditore di sapere come si creano i costi all’interno dell’azienda consentendogli di poterli controllare per aumentare i profitti.

Nell’ambito dell’analisi dei costi la dottrina adotta principalmente due sistemi tradizionali: quello dei centri di costo e del margine di contribuzione. Si procederà di seguito ad una breve introduzione degli stessi, precisando che nelle aziende più strutturate, l’utilizzo dei due sistemi è congiunto, circostanza che massimizza l’elemento informativo a disposizione dell’imprenditore.

Brevi nozioni sul sistema dei centri di costo

I centri di costo sono unità contabili dell’azienda che hanno lo scopo di aggregare i costi di ogni reparto o unità organizzativa. Ogni azienda, infatti, può essere ripartita in diverse aree o strutture organizzative che generano costi e che possono quindi essere monitorati e contabilizzati separatamente.

Generalmente i centri di costo vengono classificati in centri di servizi e centri di produzione. I primi non contribuiscono in modo diretto alla produzione, ma al funzionamento del processo produttivo (salvo che l’oggetto della società non sia appunto la prestazione di un servizio), mentre i secondi partecipano in modo diretto alla produzione e in genere coincidono con i reparti produttivi.

Il maggior pregio del sistema dei centri di costo risiede nel fatto che non si limita ad un’imputazione generica delle spese generali, ma si sforza di individuare il meccanismo che presiede alla loro formazione.

L’applicazione del sistema dei centri di costo presuppone infatti due operazioni preliminari:

• L’analisi del ciclo produttivo ed in base ad essa la suddivisione dell’azienda in centri di costo. Ad esempio un’azienda meccanica potrà individuare i seguenti reparti: a) reparto officina; b) reparto lavorazioni speciali; c) reparto montaggio; d) reparto indiretto (insieme dei costi non imputabili direttamente ai primi tre reparti e composto principalmente dalle spese generali)
• L’analisi delle singole voci di costo e l’imputazione delle stesse ai vari centri individuati in base al grado di correlazione con gli stessi.

Nella fase di determinazione del costo complessivo, i costi vengono ripartiti in tre categorie :

1. costi direttamente attribuibili ai singoli reparti: sono tali quelli relativi alla manodopera diretta, alle materie prime, ai materiali di consumo, all’ammortamento dei macchinari e delle attrezzature, ecc
2. Costi produttivi che, non potendo essere imputati ad un singolo reparto (perché non è ben definita l’intera appartenenza allo stesso) vengono attribuiti al “reparto indiretto” per poi essere ripartiti con criteri razionali ai vari reparti (es. stipendio del capo-officina, ammortamento di un macchinario comune a più reparti diretti);
3. Costi non produttivi non direttamente imputabili in modo diretto ai reparti ma che possono essere ripartiti in base a basi di imputazione razionali (il più comune ed utilizzato è il numero annuo delle ore lavorate): ad es. utenze, vigilanza, pulizia, rappresentanza, pubblicità, ecc.

Una volta definiti i centri di costo, in base alle specificità dell’azienda, e stabiliti i criteri di ripartizione dei costi indiretti – ossia i costi aziendali che pesano complessivamente sull’azienda, come i costi dell’energia, del marketing, della gestione delle risorse umane, ecc. – è possibile imputare i vari costi ai relativi centri di costo.

Come premesso, il sistema di analisi per centri di costo scompone il costo complessivo del prodotto ottenuto tra i vari reparti, permettendo così di rilevare per ciascun reparto l’incidenza oraria per ciascuna voce di spesa, che è il punto di partenza di molte decisioni aziendali.

Il limite di questo sistema è che non distinguendo i costi fra costi fissi e variabili, non permette di rispondere a domande relative alle dinamiche dei prezzi e non indica come variano i costi ed il risultato economico col variare dei volumi di produzione.

Brevi nozioni sul sistema del margine di contribuzione

Per raggiungere gli obiettivi sopra indicati è necessario applicare il sistema di analisi dei costi con il sistema del margine di contribuzione, che si basa appunto sulla distinzione tra costi fissi e variabili.

Sono costi variabili quelli che variano proporzionalmente alla variazione del 10/20% del volume dell’attività prodotta (quindi aumentano o diminuiscono del 10/20% quando il volume prodotto aumenta o diminuisce del 10/20%).

Sono tipici costi variabili (detti anche “costi di prodotto” perché sono legati alla quantità di prodotti fabbricati dall’azienda):

• I costi delle materie prime e dei materiali di consumo;
• I costi per lavorazioni presso terzi;
• I costi della manodopera diretta (parte della dottrina li considera “semivariabili”);
• I costi per consumo di energia e di utenze in generale connesse al funzionamento degli impianti produttivi;
• I costi per manutenzione di impianti e macchinari;
• Le provvigioni agli agenti;

Sono invece considerati fissi i costi che entro certi limiti rimangono costanti, anche se il volume dell’attività aumenta o diminuisce entro una percentuale del 10/20%.

Sono tipici costi fissi:

• I costi della manodopera indiretta ed amministrativa;
• I costi per servizi generali (vigilanza, pulizia, ecc);
• I costi amministrativi ed assicurativi;
• Gli ammortamenti e le locazioni (anche finanziarie);

I costi fissi sono detti anche “costi di struttura” perché sono sostenuti dall’azienda per dotarsi di una struttura capace di adattarsi alla irregolarità degli ordini del mercato.

La caratteristica di tali costi è che gli stessi sono sostenuti “al buio”, cioè prima ancora di sapere se gli ordini che proverranno dal mercato saranno in grado di saturarne l’entità.

Da qui l’importante esigenza per l’impresa di quantificare i costi di struttura, che essendo fissi, hanno un incidenza percentuale sul fatturato tanto minore quanto più aumenta lo stesso.

Da quanto detto è facilmente intuibile anche l’influenza che può esercitare sulla politica delle vendite il sistema del margine di contribuzione: solamente valutando se i macchinari sono a pieno regime e la struttura organizzativa è satura (costi di struttura) l’imprenditore può decidere se non sia ad esempio il caso di sollecitare maggiori ordini dal mercato con una più aggressiva politica delle vendite.

Brevi nozioni sulla break even analisys

Il sistema del margine di contribuzione rende possibile il calcolo del volume minimo di vendite che l’impresa deve raggiungere per giustificare i costi fissi di struttura tecnica ed organizzativa, raggiungendo il cosiddetto “punto di pareggio”.

L’equazione del break even point è la seguente:

BEP = CF (costi fissi)

1 – CV (Costi variabili)/vendite

Es. CF = Euro 1.600.000

CV = Euro 6.000.000

Ricavi di Vendita = Euro 8.000.000

Incidenza CV/V = 75%

Applicando la formula sopra esposta il BEP si identifica in Euro 6.400.000. Ciò significa che se l’azienda produce meno dell’ammontare indicato è in perdita.

E’ intuitivo riconoscere che questo dato è il punto di partenza per una serie di decisioni aziendali strategiche.

Il punto di pareggio di una singola commessa

Da ultimo può essere utile per ogni impresa determinare il prezzo di una commessa che copra il costo complessivo della stessa, dopo aver considerato la copertura di tutti i costi, anche generici che gravano sull’azienda e che incidono indirettamente sullo sviluppo della commessa stessa (costi amministrativi, servizi generali, oneri bancari ed assicurativi, ecc).

Nella tabella che segue è evidenziato lo sviluppo di uno schema di determinazione del prezzo al cliente di una commessa, in cui il criterio per il ribaltamento dei costi generici è stato individuato nel numero delle ore lavorate.

Questo schema è stato espressamente studiato per una PMI artigiana di servizi che acquista materie prime e semilavorati, procedendo successivamente alla lavorazione ed installazione del prodotto finito.

Ti serve aiuto per la gestione della tua azienda? Contattaci per una consulenza:

CLICCA QUI E CONTATTACI ADESSO