Circolare n.20 del 23-12-2024 - Regole e scadenze per la conservazione dei registri contabili

L’art. 39 del DPR 633/72 prevede che le fatture elettroniche debbano essere conservate in modalità elettronica; le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente.

Entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, occorre pro­ce­dere alla stampa su carta dei registri contabili tenuti con sistemi meccanografici o elettronici, oppure concludere il procedimento di conservazione elettronica dei do­cu­menti informatici fiscalmente rilevanti.

Stampa dei registri

In base al DL 357/94, per qualsiasi registro con­tabile tenuto con sistemi meccanografici, occorre procedere alla trascrizione su sup­porti cartacei entro 3 mesi dal termine di presentazione delle relative dichiarazioni an­nuali.

Ove non sia ancora decorso tale termine, i registri sono considerati regolari an­che in assenza della trascrizione, a condizione che, in sede di controlli ed ispe­zioni:

risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici;

vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti e in loro presenza.

Ipotizzando il periodo d’imposta 2023 coincidente con l’anno solare, il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi era fissato al 31 ottobre. Pertanto, in relazione al periodo 2023:

il modello Redditi 2024 è stato presentato entro il 31.10.2024;

il termine di conservazione dei registri contabili scade il 31.01.2025.

Registro contabile tenuto con sistemi elettronici

In base all’art. 7 co. 4-quater del DL 357/94, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto si considera, in ogni caso, regolare, in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se, in sede di accesso, ispezione o verifica:

-risulti aggiornato sui supporti elettronici;

-sia stampato su richiesta degli organi procedenti e in loro presenza.

Secondo la risposta a interpello Agenzia delle Entrate 9.4.2021 n. 236, la dispo­sizio­ne “non ha modificato le norme in tema di conservazione”, per cui i registri tenuti in formato elettronico, entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, vanno:

-posti in conservazione elettronica ai sensi del DM 17.6.2014;

-oppure materializzati (stampati).

Conservazione elettronica

La conservazione elettronica dei documenti informatici fiscalmente rilevanti è regolata dal DM 17.6.2014.

Nozione di documenti informartici fiscalmente rilevanti

Per documento informatico avente rilevanza fiscale si intende qualunque documento elet­tronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuri­dica­men­te rilevanti ai fini tributari. Tali documenti:

• hanno le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità;
• utilizzano i formati previsti dal DLgs. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione digi­ta­le - CAD), dai decreti emanati ai sensi dell’art. 71 del CAD, ovvero quelli scelti dal responsabile della conservazione il quale ne motiva la scelta nel manuale di con­ser­vazione.

Secondo la circ. Agenzia delle Entrate 6.12.2006 n. 36, § 2, sono inclusi tra i documenti informatici fiscalmente rilevanti, tra l’altro, i seguenti registri:

• il libro giornale e il libro degli inventari;
• le scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi pa­tri­moniali e reddituali;
• le scritture ausiliarie di magazzino;
• il registro dei beni ammortizzabili;
• il bilancio d’esercizio e relativi allegati;
• i registri IVA;
• i libri sociali elencati nell’articolo 2421 c.c.

Modalità e termine di conservazione

La procedura di conservazione elettronica dei documenti informatici rilevanti ai fini tri­butari deve avvenire conformemente ai principi definiti dall’art. 3 del DM 17.6.2014, ossia:

-nel rispetto delle norme del codice civile, delle disposizioni del CAD e delle re­la­tive regole tecniche (Linee guida Agid maggio 2021) e delle altre norme tribu­tarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;

-consentendo le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi in­formatici in base a cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, da­ta o associazioni logiche tra questi, laddove tali informazioni siano obbliga­to­ria­mente previste;

-mediante apposizione del riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione;

-con conclusione del processo di conservazione entro 3 mesi dal termine di presentazione della di­chia­razione dei redditi.

I modelli dichiarativi, comunicativi e di versamento devono essere conservati elet­tro­ni­camente computando il termine di 3 mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi dall’annualità in cui il documento è stato prodotto ed eventualmente tra­smesso.

Imposta di bollo

L’imposta di bollo è dovuta per la tenuta:

• di repertori;
• del libro giornale e del libro degli inventariex art. 2214 co. 1 c.c..

Sono esentati dal predetto tributo i libri e i registri prescritti dalle norme tributarie co­me, ad esempio, i registri iva ed il libro dei beni ammortizzabili.

Tenuta mediante sistemi cartacei

Se i registri sono tenuti su supporto cartaceo o con sistemi meccanografici e trascritti su supporto cartaceo, il tributo è dovuto ogni 100 pagine o frazione di esse, nella mi­sura di 16,00 euro, per le società di capitali che versano in misura forfetaria la tassa di concessione governativa, oppure di 32,00 euro, per tutti gli altri soggetti.

Il tributo su libri e registri tenuti in modalità informatica è dovuto ogni 2.500 regi­stra­zioni o frazioni di esse nelle misure precedentemente indicate (16,00/32,00 euro).

Per registrazione deve intendersi ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio.

Il pagamento dell’imposta di bollo relativa agli atti, ai documenti ed ai registri emessi o utilizzati durante l’anno avviene:

• con modalità esclusivamente telematica, mediante modello F24;
• in unica soluzione;
• entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio (ossia entro il 30 aprile, oppure il 29 aprile, per gli anni bisestili).

Come precisato dalla risoluzione Agenzia delle Entrate 28.4.2015 n. 43, l’“anno” è inteso co­me anno solare e l’imposta relativa ai documenti emessi o utilizzati è calcolata in re­lazione a tale periodo.

Lo Studio rimane a disposizione per ogni ulteriore chiarimento e approfondimento di Vostro interesse

Cordiali saluti

Dott. Marco Folicaldi